MS Dynamics NAVW ostatnim czasie spotkałem się kilkakrotnie z opinią, że za szumnym hasłem „integracja NAV i Office 365” niewiele kryje się w praktyce. W tym artykule chciałbym przedstawić krótko najciekawsze moim zdaniem obszary integracji pomiędzy systemem Microsoft Dynamics NAV i Office 365, które mogą zostać wykorzystane w codziennej pracy oraz zastanowić się, czy rzeczywiście owa integracja, to tylko szumne hasło marketingowe.

Tematowi integracji NAV i Office 365 jest poświęconych sporo ogólnodostępnych materiałów, do których będę się odnosił w tym artykule. Jako wprowadzenie do tematu zachęcam do obejrzenia dwóch filmów:

  • https://www.youtube.com/watch?v=A3oxBiLcpzs
  • http://www.dynamicsnavtestdrive.com/en-US/Guides/Experience%20Microsoft%20Dynamics%20NAV

Przykłady obrazują, jak łatwo można dostać się do poszczególnych części pakietu Office 365 oraz systemu Dynamics NAV z jednego miejsca. Prezentowane są również możliwości systemu NAV (raporty, analizy, informacji o nabywcach) i współdzielenie konkretnych stron za pomocą portalu SharePoint oraz eksport danych z systemu NAV do arkusza programu Excel i udostępnienie go dla innych użytkowników.

Power BI – narzędzie BI korzystające z danych dostarczanych przez MS Dynamics NAV

MS Dynamics NAV umożliwia udostępnienie danych za pomocą stron i zapytań poprzez usługę Web serwisu. Następnie dane te można odebrać w programie Excel i wykorzystywać w celach analitycznych za pomocą narzędzi rozszerzających funkcjonalność Excela takich jak Power Query, Power Pivot, Power View, Power Map. Dzięki temu każdy użytkownik Microsoft Dynamics NAV ma zestaw narzędzi BI w pakiecie z Office 365.

Więcej:

  • https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=aiSFb9WSaj4#t=290
  • http://www.dynamicsnavtestdrive.com/en-US/Guides/Gain%20business%20insight

 

SharePoint – udostępnianie stron systemu MS Dynamics NAV na portalu

Dzięki integracji mamy między innymi możliwość udostępnienia wybranej treści za pomocą portalu SharePoint. Przykładowo można pokazywać tylko strony związane z nabywcami (zamówienia sprzedaży, podsumowania miesięczne według nabywców), ale nie udostępniać informacji dotyczących dostawców. Funkcjonalność jest bardzo przydatna dla zespołów projektowych i pozwala skupić się na kluczowych elementach projektu.

Więcej:

  • http://msdn.microsoft.com/en-us/dynamics/nav/dn474203.aspx

 

Active Directory – jednokrotne logowanie

Powiązanie produktów pozwala na dostęp przy jednokrotnym logowaniu – czyli po zalogowaniu do Dynamics NAV nie ma potrzeby dodatkowego logowania do Office 365 i odwrotnie, jeśli jesteśmy zalogowani do Office 365 to przy uruchamianiu MS Dynamics NAV system nie będzie już od nas wymagał wprowadzania poświadczeń. Office 365 pozwala również na zdefiniowanie katalogów, do których zapisywane będą odpowiednie dokumenty pochodzące z systemu Dynamics NAV. Współdzielenie tych katalogów umożliwia dostęp do danych dla wszystkich członków zespołu projektowego.

Więcej:

  • http://msdn.microsoft.com/en-us/dynamics/nav/dn474204.aspx
  • http://msdn.microsoft.com/en-us/library/dn182542(v=nav.71).aspx

 

OneNote – notatki dołączane do Microsoft Dynamics NAV

Integracja pozwala na łatwe dzielenie ze sobą ważnych informacji pomiędzy użytkownikami. Przykład poniżej ilustruje dodanie notatki dla konkretnego nabywcy w systemie Dynamics NAV. Dzięki powiązaniu produktów będzie ona widoczna również po uruchomieniu aplikacji OneNote, a także możliwe będzie udostępnienie jej innym użytkownikom, do których ta informacja powinna dotrzeć.

Więcej:

  • http://www.youtube.com/watch?v=HeslfGo573k
  • http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh167079(v=nav.71).aspx

 

Outlook – wymiana kontaktów i zadań pomiędzy i Dynamics NAV

Synchronizacja Outlooka z NAVem umożliwia m. in. import kontaktów z Outlooka do NAVa i utworzenie na ich podstawie kartotek w systemie. Z drugiej strony w systemie Microsoft Dynamics NAV mogą być tworzone zadania, przypisane do konkretnych osób, które po synchronizacji z Outlookiem pojawiają się w zakładce Zadania w oknie programu Outlook.

Więcej:

  • https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=Dvg5M6tPMz4#t=51

 

Word – edycja szablonów raportów (wydruków)

Wydruki z systemów ERP, takie jak np. faktury, mają często niezbyt atrakcyjny wygląd. Z kolei zmiana tego wyglądu wymaga na ogół pracy programisty. W przypadku Dynamics NAV firma Microsoft doszła jednak do wniosku, że świetnym narzędziem do edycji wydruków jest program Word, posiadający mnóstwo wbudowanych styli i szablonów. Dzięki integracji NAVa z Officem użytkownik ma więc możliwość definiowania nowych wyglądów raportów samodzielnie, bez potrzeby angażowania w pracę dewelopera.

Więcej:

  • https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=aiSFb9WSaj4#t=454

 

Excel – import danych bezpośrednio do tabel Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV umożliwia nie tylko eksport danych do formatów takich jak XLSX czy DOCX, ale również ich import z Excela bezpośrednio do tabel w NAV. Ilustruje to przykład poniżej:

Więcej:

  • https://www.youtube.com/watch?v=OsPs6aJWa-Q&feature=player_detailpage#t=885

 

Outlook – poczta odbierana z głównego okna Dynamics NAV

Bardzo ciekawą funkcją Microsoft Dynamics NAV jest możliwość wyświetlania podstawowych informacji ze skrzynki pocztowej Outlook w części głównego okna aplikacji. Umożliwia to dostęp do poczty w trakcie pracy w systemie NAV nawet bez potrzeby otwierania aplikacji Outlook.

Więcej:

  • https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=9MPp54Lzsnc#t=70

Podsumowując:

Integracja dwóch różnych rozwiązań informatycznych jest zawsze wyzwaniem dla dostawcy oprogramowania. W momencie gdy integracja ma dotyczyć rozwiązań chmurowych, wyzwanie jest jeszcze większe, ze względów bezpieczeństwa. Microsoft Dynamics NAV jest mimo to powiązany z pakietem Office 365 w dużo większym stopniu niż wiele innych dostępnych systemów ERP.

Wydaje się też, że duże możliwości ma szczególnie wykorzystanie takich narzędzi Power BI oraz SharePoint, jako narzędzi, rozszerzających możliwości Microsoft Dynamics NAV. Ich integracja z NAVem została wprowadzona niedawno i wydaje się, że ich potencjał nie jest jeszcze w pełni wykorzystywany.