Myśląc o systemie klasy Enterprise Resorce Planning (ERP), raporty nie są zapewne pierwszym skojarzeniem, które przychodzi nam na myśl. Zazwyczaj systemy ERP kojarzone są z zaawansowanymi funkcjonalnościami do obsługi finansów, produkcji czy magazynu. Czym jednak byłby nawet najbardziej zaawansowany system, gdyby nie dawał możliwości wydrukowania wewnętrznych zestawień, faktur lub innych dokumentów które należy dostarczyć do klienta?

Wydruki w systemach ERP na przykładzie Microsoft Dynamics NAV 2016

System Microsoft Dynamics NAV 2016 cechuje się dużymi możliwościami tworzenia, dostosowywania i zarządzania raportami. Co więcej, z każdą kolejną wersją, oprogramowanie jest rozbudowywane o nowe funkcjonalności (oczywiście również w obszarze wydruków).

Obsługa raportów w Microsoft Dynamics NAV 2016 jest prosta i intuicyjna. Aby wygenerować raport, wystarczy wywołać odpowiednią akcję (najczęściej oznaczoną obrazkiem drukarki).

Każdy raport może zawierać dodatkowe opcje – specyficzne dla danego wydruku. Ponadto można nałożyć dodatkowe filtry, tak aby ograniczyć (lub zwiększyć) ilość danych jakie mają być wydrukowane. Dzięki temu możemy na przykład za jednym kliknięciem wydrukować faktury dla wielu klientów.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Raport można oczywiście wydrukować od razu na drukarce, ale system ERP daje też możliwość podglądu wydruku. Ponadto, możliwe jest zapisanie wydruku w formie dokumentu Microsoft Word, Microsoft Excel lub pliku PDF. Może nie jest to nic odkrywczego, ale mimo wszystko warto zaznaczyć, że nie potrzeba w tym celu instalować żadnych dodatkowych konwerterów, wirtualnych drukarek i tym podobnych narzędzi. Wystarczy użyć odpowiedniej opcji podczas drukowania raportu.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Interaktywne wydruki

Ponadto, istnieje możliwość tworzenia interaktywnych wydruków. Funkcja ta działa już od wersji 2009, ale mała liczba raportów, które wykorzystują ten mechanizm może świadczyć o tym, że nie wszyscy są świadomi, że takie możliwości w ogóle istnieją.

Przykładem standardowego wydruku, który przygotowany jest w formie interaktywnej jest raport Nabywca – należności szczegółowo. Wydruk prezentuje należności, które są zgrupowane per nabywca. W oknie podglądu wydruku po lewej stronie umieszczona jest lista nabywców, która ułatwia nawigowanie po wydruku. Wystarczy wybrać nabywcę, a raport otworzy się na stronie ze wskazanym nabywcą. Ponadto, grupy można zwijać i rozwijać klikając na znak + (plus) i – (minus). Co więcej, gdy zdecydujemy się wydrukować taki raport (co jest możliwe bezpośrednio z okna podglądu), sekcje które zostały zwinięte, będą również ukryte tak samo na wydruku.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Wykresy

System może także generować wykresy, co na pewno ułatwia analizę danych. Przykładem standardowego raportu w systemie, który wizualizuje dane w formie wykresu, jest raport Nabywca – lista 10 najlepszych. Użytkownik w opcjach raportu sam może wskazać formę wykresu (słupkowy lub kołowy).

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Jak wspominałem wcześniej, raporty można eksportować do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Gdy jednak spróbujemy to zrobić dla powyższego przypadku z wykresem, spotka nas niestety niemiła niespodzianka. Zapewne spodziewalibyśmy się, że nasz diagram kołowy będzie edytowalnym obiektem, opartym na jakimś źródle danych – tymczasem jest to zwykły obrazek.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że Microsoft Dynamics NAV nie jest sam w sobie narzędziem analityki biznesowej (Business Intelligence, BI), natomiast dobrze integruje się z narzędziami tego typu, takimi jak Power BI.

Podoba się? A to dopiero początek! W systemie jest wiele funkcjonalności które ułatwiają pracę z wydrukami i raportami.

Harmonogramowanie raportów

Jedną z nowości wprowadzonych w wersji 2015 jest możliwość harmonogramowania raportów. Opcja ta pozwala – zamiast natychmiastowego drukowania – zaplanowanie kiedy dany raport ma być wygenerowany.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Kolejnym usprawnieniem, dodanym w wersji NAV 2015 jest rewolucyjna wręcz zmiana w podejściu do przygotowywania wydruków. Do tej pory, wydruki (raporty RDLC) należało przygotowywać w specjalnym narzędziu. Było to skomplikowane i czasochłonne zajęcie, co naturalnie zwiększało koszt wdrożenia i modyfikacji systemu. Od wersji 2015 układ wydruku można przygotować również w programie Microsoft Word (pliki typu .docx). Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Przede wszystkim czas przygotowania prostych zmian znacząco się skraca. Co więcej, modyfikacji wyglądu wydruku może łatwo dokonać nie tylko programista czy konsultant, ale sam użytkownik, co naturalnie zmniejsza koszt zmiany. Temat układów wydruków tworzonych w Microsoft Word, wydaje się na tyle ciekawy, że spróbujemy go jeszcze zgłębić w przyszłości.

E-everything

Nowością w wersji NAV 2016 jest zbiór funkcjonalności określany mianem e-everything (pol. e-wszystko). System ERP umożliwia szeroki zakres integracji z dostawcami zewnętrznych usług elektronicznych, zarówno w zakresie wysyłania, jak i odbioru faktur w postaci elektronicznej. Nawet jeśli nie zamierzamy korzystać z elektronicznej wymiany dokumentów w formie ustandaryzowanej przy pomocy GTIN (Globalny Numer Jednostki Handlowej) czy GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny), system ERP daje możliwość wysyłki faktur do klienta automatycznie jako załącznik do wiadomości e-mail. Rozwiązanie jest proste i intuicyjne.

Zamiast dotychczas używanej znanej funkcji Księguj i drukuj (lub Drukuj – w przypadku wcześniej zaksięgowanego dokumentu) wystarczy użyć funkcji Księguj i Wyślij lub Wyślij, jeśli dokument jest już zaksięgowany). W przypadku gdy nie zdefiniowano żadnego innego elektronicznego formatu wymiany dokumentów, system zaproponuje wysłanie wiadomości e-mail do nabywcy, dołączając fakturę w formacie pliku PDF.

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Przed wysyłką wiadomości e-mail można wprowadzić dodatkową treść czy też dodać innych adresatów (DW/UDW).

Raporty w Microsoft Dynamics NAV

Czy faktura w formacie PDF jest dokumentem elektronicznym – to kwestia dyskusji. Moim zdaniem, należy przyjąć, że funkcja Księguj i wyślij jest zatem raczej dedykowana do wymiany elektronicznych dokumentów, takich jak pliki XML o ustandaryzowanej strukturze. Natomiast, jeśli chcemy przesłać fakturę e-mailem, wówczas należy wywołać inną akcję – Księguj i wyślij e-mail. W tym przypadku nie ma już wątpliwości. System wyśle do użytkownika wiadomość e-mail z fakturą w pliku PDF. Niestety nie jest tak, że funkcja ta działa na każdym typie dokumentów. W zasadzie wspierane są tylko główne dokumenty w procesie sprzedaży: oferta, zamówienie, faktura czy monity.

Co dalej?

Jak widać, temat wydruków i raportów w systemach ERP, wcale nie jest tak banalną sprawą, jak mogłoby się początkowo wydawać. Microsoft Dynamics NAV 2016 udostępnia wiele dodatkowych funkcjonalności związanych z raportami, takich jak wspomniane w tekście: wysyłka raportów pocztą e-mail, harmonogramowanie raportów, czy wreszcie, rewolucyjna wręcz funkcja dostosowania wydruków bezpośrednio w programie Microsoft Word. Wszystkie te narzędzia dają szersze pole manewru w przygotowywaniu wydruków, ułatwiają analizę danych, zmniejszają koszt modyfikacji systemu, a także mogą pomóc w świadomym kreowaniu marki. Z drugiej strony, warto być też świadomym, iż niektóre funkcjonalności mają pewne ograniczenia.

Na sam koniec, chciałbym podzielić się pewnym pozytywnym spostrzeżeniem. Mianowicie, mając na uwadze, że Microsoft jeszcze nie powiedział ostatniego słowa na temat wydruków i raportów a także fakt, że gigant z Redmond ciągle intensywnie rozwija produkt Microsoft Dynamics NAV, możemy być pewni, że w kolejnych wersjach otrzymamy równie ciekawe i przydatne usprawnienia związane z raportami i wydrukami. Ja już nie mogę się doczekać, co to będzie. A wy? Macie może jakieś domysły lub ciekawe propozycje co można by ulepszyć w kontekście raportów? Napiszcie proszę w komentarzach!