Wraz z premierą nowej wersji systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV 2016, użytkownicy tego produktu uzyskali dostęp do wielu interesujących, a przede wszystkim praktycznych funkcjonalności. Jedną z nich są przepływy pracy (ang. Workflows).

Czym tak naprawdę jest Workflow ?

Workflow można określić jako przepływ informacji lub zadań pomiędzy określonymi osobami w przedsiębiorstwie. Niewątpliwie zaletą takiego rozwiązania jest pewna automatyzacja czynności wykonywanych z mniejszą lub większą częstotliwością w ramach funkcjonowania firmy. Microsoft Dynamics NAV obejmuje swoim działaniem wiele obszarów przedsiębiorstwa dzięki czemu przepływ informacji nawet między osobami pracującymi w innych oddziałach odbywa się spójnie w ramach jednej aplikacji. Przepływ pracy obejmuje w ogólności wymianę informacji pomiędzy pracownikami w firmie przy wystąpieniu określonych wcześniej warunków.

Workflow w 3 krokach

Workflow w Microsoft Dynamics NAV 2016 można generalnie przedstawić w następujących trzech krokach:

  1. Pracownicy wykonujący swoje zadania spotykają się często z sytuacją, w której wykonanie pewnego zadania wiąże się z uzyskaniem odpowiedniej zgody osoby przełożonej. W Microsoft Dynamics NAV 2016 sytuacja ta odpowiada konieczności akceptacji pewnej czynności przez innego użytkownika.
  2. Użytkownik, od którego wymagana jest reakcja musi zostać powiadomiony o tym, że inna osoba oczekuje od niego pewnych działań. Powiadomienia o koniecznych do podjęcia czynnościach przekazywane są z wykorzystaniem poczty elektronicznej bądź wbudowanych powiadomień w Microsoft Dynamics NAV 2016.
  3. Automatyczne wykonanie zadań i procesów w następstwie akcji podjętych przez użytkownika. W ramach wielokrotnego wykonania przepływu pracy mogą wystąpić różne scenariusze, dla każdego z tych przypadków możliwe jest określenie zachowania systemu.

Proces akceptacji zamówienia zakupu jako praktyczny przykład wykorzystania przepływów pracy.

Tworzenie zasad akceptacji

Nie jest trudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik działu zakupów składając zamówienie na zakup określonej ilości towaru nie może podjąć samodzielnej decyzji o dokonaniu takiego zamówienia. W praktyce będzie on zmuszony do otrzymania akceptacji ze strony swojego przełożonego bądź innej upoważnionej do tego osoby, przed złożeniem zamówienia. W przypadku większej firmy może wystąpić sytuacja, w której akceptacja większej liczby osób jest konieczna, aby zamówienie mogło zostać ostatecznie uznane za zatwierdzone.

Microsoft Dynamics NAV umożliwia dostosowanie struktury akceptacyjnej do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Konfigurując ustawienia akceptacji można określić górny limit kwoty, do jakiego użytkownik będzie miał możliwość zatwierdzenia utworzonego zamówienia zakupu.

workflow

Na powyższym przykładzie przedstawione zostały przykładowe ustawienia akceptacji dotyczące dokumentów zakupowych. Każdy z użytkowników dysponuje innymi uprawnieniami – w przypadku użytkownika znajdującego się najniżej w hierarchii ma on możliwość samodzielnego wysłania zamówienia do dostawcy jedynie do kwoty 500 zł. Utworzone przez tego pracownika zamówienie na wyższą kwotę, wymagało będzie akceptacji np. przez referenta działu zaopatrzenia. W przypadku tego pracownika, mógłby on zaakceptować przygotowane zamówienie, o ile jego kwota nie przekraczałaby 4000 zł. W sytuacji, kiedy uprawnienia akceptacyjne tego pracownika również okażą się niewystarczające, zamówienie to musi być zaakceptowane przez kierownika działu, który w tym przypadku ma nieograniczony limit akceptacji.

Poza ustaleniem limitów akceptacji kwot, Microsoft Dynamics NAV 2016 daje również użytkownikowi możliwość wyznaczenia zastępcy osoby wchodzącej w skład struktury akceptacji. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której nieobecność kierownika działu i w związku z tym narastająca ilość niezaakceptowanych zamówień zakupu mogłaby doprowadzić do niepożądanej sytuacji w przedsiębiorstwie. Dzięki możliwości wyznaczenia zastępcy nie ma ryzyka powstania zbyt dużej ilości dokumentów oczekujących na akceptację.

Co z powiadomieniami?

Dysponując prawidłowo zdefiniowanymi ustawieniami akceptacji niezbędne jest określenie w jaki sposób pracownik odpowiedzialny za akceptację zamówienia zakupu będzie informowany o czekającym na niego obowiązku. Z pomocą przychodzą mechanizmy powiadomień dostępne w Microsoft Dynamics NAV 2016.

Jednym ze sposobów informowania użytkownika o konieczności wykonania akcji z jego strony są wewnętrzne powiadomienia NAV. W ten sposób pracownik wykonując swoje obowiązki w NAV może bez konieczności wychodzenia z programu otrzymywać na bieżąco informacje o zdarzeniach wymagających jego akcji i bezpośrednio przechodzić np. do kartoteki konkretnego zamówienia zakupu utworzonego przez innego pracownika.

Drugim sposobem informowania pracownika o konieczności podjęcia przez niego działania są powiadomienia e-mailowe. Rozwiązanie to w dobie dzisiejszej mobilności i popularności smartfonów oraz tabletów zdaje się być bardzo praktyczne – użytkownik nie musi pracować na komputerze, na którym zainstalowany jest Dynamics NAV, a mimo tego jest na bieżąco informowany o zamówieniach zakupu oczekujących na jego akceptację.

Definiowanie przepływu pracy

Microsoft w najnowszej wersji Dynamics NAV udostępnia standardowo 24 predefiniowane przepływy pracy w takich obszarach aplikacji jak:

  • Administracja
  • Finanse
  • Integracja
  • Sprzedaż i marketing
  • Dokumenty zakupu
  • Dokumenty sprzedaży

Na podstawie istniejących przepływów pracy można zapoznać się ze sposobem ich tworzenia i tworzyć swoje własne scenariusze, korzystając z rozbudowanej listy dostępnych akcji.

workflow

Każdy przepływ pracy określony jest przez pewne kroki, na podstawie których system wie, jaka akcja powinna zostać w danej chwili podjęta. Każdy krok składa się z trzech elementów:

  • zdarzenie – sytuacja, która wystąpiła podczas pracy użytkownika z systemem (np. żądanie akceptacji zamówienia zakupu, powiadomienie odpowiedniego sprzedawcy o utworzeniu nowego nabywcy w jego regionie),
  • warunek – w praktyce, samo wystąpienie pewnego zdarzenia może być zbyt ogólne do zdefiniowania przepływu pracy. Precyzując warunki można zawęzić zbiór sytuacji, które zostaną zautomatyzowane (np. automatyczne księgowanie faktury zakupu pod warunkiem, że jej status to „Zwolniony”),
  • reakcja – po zajściu zdarzenia spełniającego podane wcześniej warunki wykonana zostaje pewna akcja lub zbiór akcji – przykładem może być zmiana statusu dokumentu oczekującego na akceptację, utworzenie powiadomienia o akceptacji zamówienia zakupu dla wskazanego pracownika oraz wysłanie tego powiadomienia do osoby odpowiedzialnej za akceptację.

A tak to wygląda w praktyce…

Zgodnie z wcześniej opisanym scenariuszem, zdefiniowany został przepływ pracy związany ze zwolnieniem dokumentu zamówienia zakupu. Pracownik działów zakupów utworzył w Microsoft Dynamics NAV 2016 zamówienie zakupu na kwotę 6000 zł netto. Zgodnie z wprowadzonymi ustawieniami akceptacji, pracownik ten nie może samodzielnie zwolnić tego dokumentu – limit kwoty, do którego mógłby samodzielnie zatwierdzić zamówienie jest znacznie mniejszy od wymaganej w tym przypadku kwoty.

workflow

W takiej sytuacji pracownik musi wysłać żądanie akceptacji. Po wykonaniu tej akcji, utworzone zamówienie zmieni swój status na „Oczekujące na akceptację”.

workflow

Przy definiowaniu ustawień przepływu pracy podjęta została decyzja, aby żądanie akceptacji zostało wysłane bezpośrednio do pierwszej kwalifikowanej osoby akceptującej – zgodnie z wcześniej ustaloną strukturą akceptacji, limit akceptacji kwoty zakupu dla referenta działu zaopatrzenia wynosi 4000 zł, wobec tego dokument musi być zatwierdzony przez kierownika działu. Stanowi on w tej sytuacji pierwszą kwalifikowaną osobę akceptująca i właśnie do niego zostanie wysłane powiadomienie o oczekującym na akceptację zamówieniu.

workflow

Powiadomienie do kierownika działu zostaje doręczone e-mailem. W otrzymanej wiadomości widnieją informacje o numerze zamówienia wymagającego akceptacji, wraz z kwotami oraz danymi dostawcy. Pracownik ma możliwość bezpośredniego przejścia do odpowiedniej strony w Microsoft Dynamics NAV, zarówno przez klienta Windows, jak i klienta sieci Web.

MSN_7

Na stronie żądań do zatwierdzenia widoczne są wszystkie dokumenty oczekujące na akceptację ze strony zalogowanego użytkownika. Żądanie może zostać zatwierdzone, odrzucone lub oddelegowane do innego pracownika. Dostępna jest również możliwość zapoznania się ze szczegółami stworzonego zamówienia, poprzez bezpośrednie przejście do jego kartoteki. Możliwa jest także interakcja pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za zamówienie, z wykorzystaniem wbudowanego systemu komentarzy.

Zgodnie ze zdefiniowanym przepływem pracy, po akceptacji przez wskazaną osobę, zamówienie automatycznie zmieni swój stan na zwolnione .

Użyteczna funkcjonalność z perspektywicznymi możliwościami rozwoju

Przepływy pracy w Microsoft Dynamics NAV 2016 są interesująca nowością, która zapewne będzie dalej rozwijana w kolejnych odsłonach tego systemu. Dobra organizacja przepływu informacji i dokumentów jest istotną kwestią dla każdego przedsiębiorstwa, stąd też Microsoft dąży do tego, aby praca w Dynamics NAV mogła być jeszcze efektywniejsza. Dostępność NAVa w wersjach Webowej, na tablet, a od NAV 2016 również na smartfon sprawia, że z każdego miejsca można w prosty i szybki sposób zarządzać zdarzeniami przepływów pracy.

Dużą zaletą wydaje się fakt, iż dostępne standardowo przepływy pracy nie stanowią zbioru, do którego użytkownik systemu musi być ograniczony. Biorąc pod uwagę możliwość rozwijania przez deweloperów Dynamics NAV istniejących przepływów pracy oraz tworzenia nowych zdarzeń, które później mogą zostać wykorzystane przy definiowaniu kroków nowego przepływu pracy, otrzymujemy funkcjonalność z dużymi możliwościami dostosowania do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.