Ewolucja technologii

Technologia przygotowywania wydruków w systemie Microsoft Dynamics NAV (a wcześniej Navision) bardzo ewoluowała w czasie. W starszych wersjach produktu, wystarczyło użyć wbudowanego w środowisko programistyczne narzędzia, aby zdefiniować źródło danych, strukturę i układ wydruku. Od wersji 2009 Microsoft wprowadził zmianę – od tego momentu źródło danych definiuje się w środowisku programistycznym NAV, natomiast samą definicję układu wydruku definiuje się w standardzie RDLC.

Układ RDLC należy przygotować w zewnętrznym narzędziu – można użyć SQL Server Report Builder lub Visual Studio Report Designer. Niewątpliwie największą zaletą jest to, że jest to standard dość powszechnie stosowany w raportowaniu (nie tylko w Microsoft Dynamics NAV), poza tym raport utworzony w takiej technologii może być otworzony z użycie komponentu o nazwie ReportViewer, a to z kolei oznacza, że w praktyce otrzymujemy szereg możliwości jak zapis do pliku Word, Excel czy PDF. Niestety wadą jest to, że drastycznie zmieniło się podejście do programowania raportów.

Wydruki w Microsoft Dynamics NAV– zrób to sam!

Sądzę, że aby ułatwić przygotowywanie wydruków, Microsoft podjął decyzję o dodaniu możliwości definiowania układu wydruku bezpośrednio w programie Microsoft Word (pliki typu .docx). Funkcjonalność ta została dodana w wersji 2015. Takie rozwiązanie ma wiele zalet. Przede wszystkim czas przygotowania prostych zmian znacząco się skraca. Co więcej, modyfikacji wyglądu wydruku może łatwo dokonać nie tylko programista czy konsultant, ale sam użytkownik, co naturalnie zmniejsza koszt zmiany.

Kilka układów wydruków

Równocześnie wprowadzono możliwość definiowania kilku różnych układów wydruków dla tego samego raportu. Innymi słowy – jeden raz definiujemy (i programujemy) źródło danych, a następnie możemy mieć kilka układów wydruków dla jednego raportu. Jeden z układów powinien być wybrany jako układ domyślny. Układem może być zarówno raport z definicją RDLC jak i Microsoft Word. Układami wydruków zarządza się w oknach Wybór układu raportu Niestandardowe układy raportów.

wydruki w Microsoft Dynamics NAVwydruki w Microsoft Dynamics NAV

Aby edytować układ w wystarczy użyć akcji Edytuj układ. Otwarty zostanie program Microsoft Word z  bieżącym układem.

wydruki w Microsoft Dynamics NAV

Projektowanie układu wydruku

Sama praca zaprojektowania układu wydruku sprowadza się do rozmieszczenia elementów i ich sformatowania. Wszystkie dostępne pola  z systemu dostępne są w okienku mapowania XML (okienko uruchamia się z zakładki Deweloper – jeśli zakłada Deweloper jest niewidoczna, należy dodać ją z poziomu opcji Microsoft Word). Formatowanie odbywa się tak jak w przypadku każdego innego dokumentu Word.

Po zakończeniu pracy nad układem wystarczy go zapisać i wrócić do programu Microsoft Dynamics NAV. Raport zostanie zaktualizowany.

Jednym z zastosowań możliwości wyboru różnych układów wydruku jest scenariusz w którym w jednej bazie mamy kilka firm (np. zajmujących się sprzedażą) i każda z firm ma nieco inne wymagania do wyglądu wydruku (np. faktury). Wówczas, mając nadal jeden raport, dla każdej z tych firm przygotowujemy inny układ.

Wybór raportu per nabywca

Od wersji NAV 2016, dodano możliwość wyboru raportu per nabywca. Dzięki temu dla danego nabywcy możemy ustalić szczególny (inny niż domyślny) układ wydruku w zależności od typu dokumentu (np. faktury czy potwierdzenia zamówienia). Ponadto możemy przypisać odrębne adresy e-mail dla każdego typu dokumentu (np. potwierdzenie zamówienia wyślemy na inny e-mail niż fakturę). Pozwala to lepiej zarządzać kontaktami z klientem.wydruki w Microsoft Dynamics NAV

Warto zauważyć, że występują pewne istotne różnice pomiędzy raportami przygotowywanymi w Microsoft Word i wydrukami systemowymi (RDLC).

 

Raporty RDLCRaporty MS Word
(od wersji NAV 2015)

Koszt przygotowania wydruku

WysokiNiski

Poziom trudności w przygotowaniu układu wydruku

Wysoki

(konsultant/programista dostosowuje wydruk)

Niski
(raport może przygotować użytkownik)

Wymagane dodatkowe narzędzia

Tak (SQL Server Report Builder lub Visual Studio Report Designer)Nie (wystarczy Microsoft Word)

Ograniczenia

BrakWystępują ograniczenia, np. nie jest możliwe: grupowanie, filtrowanie, warunkowe ukrywanie elementów wydruku

 

O ile przygotowywanie raportów w Microsoft Word ma wiele zalet, to w praktyce nie jest to w pełni alternatywne narzędzie do raportów RDLC. Stanowi ono jedynie jego uzupełnienie. W praktyce Microsoft Word jest najczęściej używany do przygotowania wydruków dla dokumentów takich jak oferty, zamówienia czy faktury.

Dwie strony medalu

Na tym można by zakończyć wpis o wydrukach w Wordzie, podsumowując to w samych superlatywach. Ale czy na pewno? Wydaje mi się, że jest też druga strona medalu. Przygotowując wydruk taki jak faktura w programie Word, czy eksportując taką fakturę do tego formatu, mamy kontrolę nad wszystkim. Powtórzę – nad wszystkim. Nic więc nie stoi na przeszkodzie aby zmienić ilości czy kwoty. Kontrolerzy i księgowość złapią się w tym momencie za głowę. Warto być tego świadomym i przemyśleć ten temat.

A co wy o tym sądzicie? Czy umożliwienie edycji układu raportu w Microsoft Word to potencjalnie ogromna możliwość czy raczej zagrożenie? Dajcie znać w komentarzach!

A może macie inne ciekawe przykłady zastosowania układu wydruku Word i możliwości wyboru układ? Podzielicie się swoimi spostrzeżeniami!