Czym jest Global Template?

W trakcie wdrożenia skonsolidowanego, globalnego systemu ERP w oddziale zawsze pojawia się kwestia lokalnych wymagań prawnych. Grupowe rozwiązanie ERP, obejmujące Global Template, zawiera bazę danych, ustawienia i dokumentację. Baza danych z kolei, wśród kilku elementów zawiera międzynarodową wersję Microsoft Dynamics NAV W1. To z kolei oznacza, że przy okazji każdego roll-outu systemu (wdrożenia lokalnego), potrzebujemy również lokalnej funkcjonalności.

global template

Global Template dla systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics NAV, nie zawiera funkcjonalności, która jest wymagana tylko w pojedyńczych krajach. Ta funkcjonalność jest dodawana w trakcie projektów lokalnych (roll-outy).

Lokalna funkcjonalność dodawana do Global Template

Lokalna funkcjonalność dla części z tych krajów jest dostarczana bezpośrednio przez Microsoft, lub przez lokalnego partnera Microsoft Dynamics NAV. Przykładem takiego rozdziału dostawców lokalnej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV jest Europa Południowo-Wschodnia, o czym pisze mój kolega w osobnym poście. Po dodaniu do bazy Global Template funkcjonalności dostarczonej w ramach lokalnej wersji systemu ERP Microsoft Dynamics NAV otrzymujemy system, który spełnia lokalne wymagania prawne, a równocześnie jest zgodny z grupowymi standardami. Oczywiście istnieje pewne ryzyko, że po połączeniu obiektów (merge) lokalna funkcjonalność ulegnie tak dużym zmianom, że system przestanie spełniać lokalne wymagania prawne. Jak minimalizujemy to ryzyko? Dokonujemy dodatkowej analizy lokalnych wymagań prawnych w oparciu o metodykę Microsoft Dynamics Sure Step. Prowadzi nas ona w analizie poprzez wszystkie lokalne wymagania.

Dlaczego nie warto dodawać całej lokalnej funkcjonalności?

Możliwa jest jednak inna opcja, którą stosujemy w przypadku jednego z naszych międzynarodowych klientów. Do międzynarodowej wersji systemu ERP Microsoft Dynamics NAV W1 dodajemy (merge) jedynie te obiekty z lokalnej funkcjonalności, które są absolutnie niezbędne. Pamiętajmy bowiem, że lokalne wersje Microsoft Dynamics NAV, tak jak zresztą każdego innego systemu ERP, nie zawierają tylko funkcjonalności wymaganych przez prawo. Dodawany jest do nich również szereg funkcji, które są powszechnie używane w danym kraju i których używanie wynika z lokalnych przyzwyczajeń. Przykładem jest zaawansowana funkcjonalność korekty sprzedaży w Polsce. Nie jest ona wymagana prawnie. Jednak jej brak mógłby być trudny do zaakceptowania dla wielu lokalnych księgowych. Innym przykładem są przelewy bankowe, będące od lat częścią lokalnej funkcjonalności w Holandii. Przelewy można przecież przeprowadzać ręcznie i ich istnienie w systemie nie wynika z lokalnego prawa. Lokalna funkcjonalność obejmuje również wszystko, co jest możliwe do zaistnienia w każdym możliwym przypadku w danym kraju. A przecież nie każdy możliwy przypadek zaistnieje w przypadku danego klienta.

Czego tak naprawdę wymaga od systemu ERP lokalne prawo?

Jest jeszcze jedna sprawa, o której warto wspomnieć przy tej okazji. Tak naprawdę w większości krajów świata wymagane jest tylko to, aby z systemu można było wydrukować rejestry w sposób zgodny z lokalnym prawem. A to jest zawsze możliwe. Teoretycznie możliwe jest to więc do osiągnięcia nawet tylko przy pomocy arkuszy MS Excel. Audytorzy / kontrolerzy nie sprawdzają bowiem sposobu przeliczania operacji przez system ERP. Kontroli podlega jedynie sposób przechowywania danych. Większość audytorów nie kontroluje samego systemu ERP, a jedynie wydruki, czyli efekty jego pracy.

Celem globalnego projektu jest standaryzacja, a nie dostosowywanie systemu ERP do lokalnych oczekiwań

Pamiętajmy, że celem projektu grupowego (globalnej konsolidacji) jest ustandaryzowanie systemów ERP. Musimy więc dbać o to, aby grupowe rozwiązanie ERP nie różniło się zbytnio w poszczególnych oddziałach (krajach). Jeśli będzie ono modyfikowane przy okazji każdego wdrożenia, to standaryzacja odchodzi na dalszy plan. Celem nie jest więc to, aby zrealizować wszystkie oczekiwania wszystkich pracowników czy oddziałów. Zamierzamy wprowadzić jeden standard pracy dla wszystkich. W tej sytuacji oczywistym jest, że nie możemy wdrażać w oddziałach wszystkiego czego zażyczą sobie tamtejsi użytkownicy.

Jak przekonać oddziały do dostosowania się do grupowych standardów?

W przypadku zaawansowanego projektu, gdzie grupowe rozwiązanie ERP wdrożyliśmy już w wielu oddziałach sprawa jest dość prosta do wytłumaczenia. Skoro wdrożyliśmy skonsolidowany system ERP w wielu oddziałach, nie będziemy wszystkiego zmieniać tylko dla jednej spółki w grupie. W tej sytuacji pracownikom kolejnych oddziałów łatwiej zrozumieć, dlaczego warto się dostosować do grupowych standardów. Ma to miejsce zwłaszcza wtedy, kiedy oddział słyszy od innych spółek w grupie, o korzyściach jakie odnoszą pracując na ustandaryzowanym rozwiązaniu ERP. Te korzyści są szczególnie widoczne zwłaszcza w ramach zarządzania danymi podstawowymi.

Praca z jednym globalnym zespołem konsultantów systemu ERP Microsoft Dynamics NAV

Ogromne znaczenie ma tu jednak kwestia tego, czy cały projekt jest realizowany przez jeden zespół konsultantów, czy też mamy globalny zespół, który projekt tylko koordynuje, oraz lokalnych partnerów, którzy wdrażają skonsolidowany system ERP w oddziałach. Oczywiste jest bowiem, że lokalni partnerzy są dużo bardziej podatni na sugestie co do dodawania nowych modyfikacji do grupowego systemu ERP. Nie mając bezpośredniego kontaktu z centralą, myślą bardziej kategoriami wymagań danego konkretnego oddziału. Więcej na temat podejścia do globalnych i lokalnych wymagań w poście Advantages of working with one global team of consultants. Z drugiej strony ważne jest, aby firma międzynarodowa realizująca wdrożenie grupowego systemu ERP przykładała wystarczającą wagę do zarządzania zmianą. Jej częścią jest poprawne komunikowanie oddziałom celów projektu. W takiej sytuacji pracownikom oddziałów łatwiej zrozumieć dlaczego warto dostosować się do grupowych standardów. Więcej o grupowym PR takiego projektu w poście…

Kiedy warto dodać lokalne wymaganie do Global Template?

Oczywiście nie zawsze jesteśmy tak kategoryczni. Czasami okazuje się bowiem, że lokalny proces, lub wymaganie jest na tyle ciekawe, że warto je dodać do Global Template i rozpropagować po całej organizacji. Dobrym przykładem jest tutaj moduł Bonus, który początkowo wdrożyliśmy w oddziale jednego naszego klienta we Francji. W trakcie wdrożeń globalnego skonsolidowanego systemu ERP w następnych oddziałach okazało się, że był bardzo chętnie wykorzystywany przez inne spółki w grupie. Nie muszę chyba dodawać, że gdyby nie globalny roll-out systemu ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) inne oddziały być może nie miałyby nawet pojęcia, że firma we Francji korzysta z danego procesu. Jeśli taki proces, czy funkcjonalność zamierzamy dodać do Global Template, wówczas następuje tzw. version update, czyli podniesienie wersji skonsolidowanego systemu ERP we wszystkich oddziałach, gdzie został on już wdrożony. Po version update dana funkcjonalność działa już we wszystkich oddziałach, które pracują na grupowym, skonsolidowanym systemie ERP i jest wdrażana we wszystkich kolejnych.

I kwestie polityczne…

Ostatnia sprawa to kwestie polityczne. Gdy mówimy o firmie międzynarodowej, zawsze mamy oddziały, które mają w grupie więcej do powiedzenia. Z tego powodu wymagania niektórych oddziałów są przez centralę częściej brane pod uwagę. Global Template jest wtedy modyfikowany z przyczyn innych niż omówione wyżej. Jest to już jednak temat na inną dyskusję…
Więcej informacji na temat wykorzystywania systemu ERP Microsoft Dynamics NAV w firmach międzynarodowych (wielooddziałowych) znajdziesz na naszym blogu poświęconym wyłącznie temu zagadnieniu:

  • ERP Consolidation and Roll-outs with Microsoft Dynamics NAV