Globalny plan kont

Jednym z fundamentalnych elementów w ramach projektu globalnej konsolidacji, standaryzującego system ERP Microsoft Dynamics NAV w różnych oddziałach jest wprowadzenie we wszystkich krajach ustandaryzowanego, grupowego planu kont. Z naszego doświadczenia wynika, że w większości krajów wprowadzenie takiego planu kont nie koliduje w żaden sposób z lokalnymi wymaganiami prawnymi. Jest jednak pewna grupa krajów, których wymagania prawne utrudniają wprowadzenie grupowego planu kont. W takich sytuacjach niezbędne jest z reguły przygotowanie dodatkowych raportów.

globalny plan kont

Przykładowe arkusze kont w Microsoft Dynamics NAV w bazie demonstracyjnej CRONUS – rozwiązanie niektórych problemów związanych z wdrożeniem grupowego planu kont

Budowa międzynarodowego, grupowego planu kont

Rozpoczynając globalną standaryzację, czy konsolidację systemów ERP należy między innymi w odpowiedni sposób przygotować i przemyśleć budowę planu kont. Musi on bowiem zawierać pewne przedziały, w ramach których będą możliwe modyfikacje lokalne. Z naszego doświadczenia wynika bowiem, że w przypadku zdecydowanej większości kont możliwe jest wprowadzenie jednego standardu niezależnie od kraju, w którym wdrażamy system ERP Microsoft Dynamics NAV. Istnieją jednak zakresy, w których plan kont musi pozwalać na lokalne modyfikacje. Dotyczy to np. kont związanych z podatkiem VAT. Różnice w lokalnych przepisach dotyczących podatku VAT są bowiem znaczne. W takich sytuacjach, kiedy poszczególne konta np. dotyczące VAT różnią się z zależności od kraju, niezmienna pozostaje jednak grupa księgowa. Ma to zastosowanie również w stosunku do kont bankowych. W niektórych krajach (np. Polska) firmy mają bardzo dużo rachunków bankowych, w różnych instytucjach finansowych. Przyjęło się, że dla każdego konta bankowego tworzymy jedno konto w księdze głównej. Dlatego firmy w krajach takich jak Polska mają w planie kont bardzo dużo kont bankowych. Należy to wziąć pod uwagę na etapie przygotowania Global Template, przy opracowaniu grupowego planu kont. Inaczej może się okazać, że jego wdrożenie w oddziale będzie niemożliwe. Opis takiego problemu znajduje się w poście mojego kolegi: Is it a good idea to use global and local charts of accounts in one company? Standaryzacja niektórych zakresów tylko na poziomie grup księgowych jest zadowalająca również z perspektywy grupy (centrali). Jeśli chodzi o np. konta bankowe, centralę interesuje tak naprawdę to ile dany oddział ma gotówki. Łatwo to wychwycić z planu kont przygotowanego zgodnie z powyższymi założeniami niezależnie od tego ile kont bankowych mamy założonych w księdze głównej. Centralę interesuje suma, czyli grupa kont. A ta jest niezmienna. Różna ilości kont bankowych w oddziałach nie ma żadnego znaczenia dla konsolidacji. Więcej na temat konsolidacji finansowej w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV można znaleźć na naszej stronie internetowej.

Punkt wyjścia do budowy grupowego planu kont

Bazując na naszych dotychczasowych doświadczeniach dostarczamy w ramach Global Template proponowany plan kont razem z grupami księgowymi. Oczywiście nie jest to idealny plan kont, który sprawdzi się w każdej firmie międzynarodowej. Jest on podstawą, od której można zacząć pracę i zaoszczędzić sporo czasu przy przygotowywaniu grupowego planu kont. Dobrym punktem wyjścia do przygotowania takiego planu kont dla grupy firm może być również istniejący plan kont wykorzystywany dla celów raportowania grupowego i konsolidacji. Grupa firm zawsze musi w jakiś sposób raportować wyniki finansowe do centrali celem ich konsolidacji. Jest to wymóg prawny zgodnie, z którym firma matka musi umieścić wyniki finansowe swoich oddziałów w jednym skonsolidowanym P&L (Profit & Loss). Ten właśnie plan kont jest również dobrym punktem wyjścia do budowy grupowego, ustandaryzowanego planu kont. Paradoks polega jednak na tym, że z reguły plan kont przygotowany do raportowania nie jest wykorzystywany nie tylko przez oddziały, ale nawet przez centralę! Moim zdaniem przynajmniej w przypadku centrali takie rozwiązanie wydawałoby się naturalne.

Raportowanie dla izb skarbowych

Lokalne wymagania prawne dotyczące raportowania i planu kont dotyczą m. in. Francji i Brazylii. W tych krajach należy okresowo wyeksportować z systemu ERP (np. Microsoft Dynamics NAV) raport zgodny z wymaganiami prawnymi. W Brazylii należy taką operację przeprowadzić raz w miesiącu, a we Francji raz w roku. Przypuszczalnie podobne wymagania dotyczą również innych krajów. Rozwiązaniem są tutaj arkusze kont w Microsoft Dynamics NAV.

Problemy z grupowym, globalnym planem kont we Francji

Dość kuriozalna sytuacja dotyczy Francji. Istnieje tam bowiem dokument, który dokładnie określa numery kont księgowych. W momencie tworzenia planu kont, wielu kontom należy nadać numery zgodne z ustawą. Dowolność dotyczy tylko pewnej grupy kont. Ustawa nie nakłada jednak na firmy obowiązku ewidencji księgowej w takim planie kont. Wymaganie mówi jedynie, że wyniki finansowe mają być raz w roku w określony sposób zaprezentowane izbom skarbowym. Sam plan kont w systemie ERP nie ma znaczenia. Każdy księgowy z kolei potrafi przenieść salda z jednego planu kont do drugiego. Do tego potrzebne są arkusze kont, czyli standardowa funkcjonalność systemu ERP Microsoft Dynamics NAV. Dzięki nim mapowane są konta, albo grupy kont z jednego planu kont do drugiego.

Pole „No 2” w planie kont

Problem różnicy pomiędzy planem kont wymaganym przez lokalne izby, a grupowym planem kont wdrożonym w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV może być rozwiązany jeszcze w jeden sposób. Możliwe jest to dzięki funkcjonalności pole „no 2”. Dzięki niemu obok numerów kont wykorzystywanych jako standard grupowy (pole „no”) będziemy mieli jeszcze numery kont wymagane przez lokalne przepisy (pole „no 2”). Taką drogą poszedł jeden z naszych klientów, dla którego Microsoft Dynamics NAV wdrażaliśmy w Polsce. Nie mniej moim zdaniem arkusze kont są lepszym rozwiązaniem. Jeśli jednak nawet pole 2 ma być wykorzystywane, wówczas najlepiej uniemożliwić użytkownikom swobodny dostęp do tych numerów kont. Domyślnie powinni oni korzystać tylko z grupowego, globalnego planu kont. Jeśli bowiem użytkownicy mają do dyspozycji zarówno dotychczasowe, lokalne numery kont, jak i nowy, grupowy plan kont, wówczas z reguły korzystają z planu lokalnego. Z drugiej strony, jeśli lokalne numery kont są ukryte, wówczas proces przestawiania się na grupowe standardy przechodzi sprawnie.

globalny plan kont

Przykład zastosowania globalnych (grupowych) oraz lokalnych numerów kont w jednej firmie

Metody wyceny zapasów

Standaryzacja planów kont wiąże się jeszcze z problemem metod wyceny zapasów. One również mają bowiem wpływ na budowę planu kont. Stosunkowo często stosowaną metodą wyceny zapasów stosowaną przez firmy produkcyjne, na Zachodzie Europy, jest cena ewidencyjna (standard cost). Jeśli taka metoda zostanie uznana za standard dla całej firmy międzynarodowej, wówczas wchodzi to w kolizję z lokalnymi przepisami w niektórych krajach. Przykładowo w Niemczech i w Arabii Saudyjskiej należy prezentować stany magazynowe według wyceny FIFO. W Brazylii z kolei podstawową metodą wyceny jest średnia ważona. Prawo wymaga jednak tylko tego, aby np. w Arabii Saudyjskiej stany magazynowe raz w roku zaprezentowane zostały według wyceny FIFO, a w Brazylii raz w miesiącu według średniej ważonej. Natomiast to, że podstawową metodą wyceny w systemie jest koszt standardowy, sprawia, że potrzebujemy jedynie osobnego raportu, aby to lokalne wymaganie prawne zrealizować. Odpowiedni raport można wygenerować w arkuszu Excel, lub w systemie ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) jako „Alternatywna metoda wyceny”. Takiej funkcjonalności nie ma jednak w standardowej wersji systemu Navision. Przygotowaliśmy ją dla jednego z naszych klientów.

Wnioski

Powyższe przypadki obrazują to, jak lokalne przepisy utrudniają wprowadzenie grupowego planu kont. Niekiedy wymagane jest stworzenie dodatkowych raportów, innym razem musimy się posiłkować funkcjonalnością arkuszy kont. Nigdy jednak nie zdarzyło się nam jeszcze, żeby grupowego planu kont nie dało się gdzieś wdrożyć.