Poziom angielskiego wymagany od użytkowników kluczowych systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV (Navision)

komunikacja projektowa

Komunikacja projektowa w języku angielskim w dużej mierze wynika ze sposobu prowadzenia szkoleń „train-the-trainer”.

Komunikacja projektowa w systemie ERP

W przypadku projektów międzynarodowych wychodzimy z założenia, że językiem projektu jest angielski. Wdrożenia systemów ERP wymagają budowy zespołu projektowego, w skład którego wchodzą zarówno konsultanci, pracownicy partnera wdrożeniowego, jak również pracownicy klienta. Nie inaczej jest w przypadku roll-outów, w trakcie których również budujemy zespoły projektowe po stronie oddziału (kierownik projektu + użytkownicy kluczowi). Oczywiście w przypadku projektu międzynarodowego oprócz znajomości swojego obszaru pracy, użytkownik kluczowy powinien komunikować się po angielsku przynajmniej na średnim poziomie. Wartym podkreślenia jest fakt, że wymagania w zakresie posługiwania się angielskim nie są wyśrubowane. Z mojego doświadczenia wynika, że wystarczająca jest komunikacja na średnim poziomie, pod warunkiem, że użytkownik kluczowy naprawdę dobrze zna swój obszar pracy.

Oddziały firm międzynarodowych i ich komunikacja z centralą

Z drugiej strony nawet w krajach, gdzie procent ludności mówiącej po angielsku jest niski, w firmach międzynarodowych pracują ludzie, z którymi jesteśmy się w stanie komunikować w tym języku. Dlaczego? Ponieważ przynajmniej osoby odpowiedzialne za poszczególne departamenty w oddziałach firmy międzynarodowej muszą się w jakiś sposób komunikować ze swoją centralą po angielsku.

Co jeśli użytkownik kluczowy nie mówi po angielsku?

Przeprowadziliśmy kilkadziesiąt projektów w różnych częściach świata i tylko bardzo sporadycznie mieliśmy trudność w znalezieniu użytkownika kluczowego, z którym przynajmniej w ograniczonym stopniu nie byliśmy się w stanie komunikować po angielsku. W takich wypadkach zazwyczaj kierownicy projektów brali na siebie odpowiedzialność za dany obszar w systemie, bo to z nimi a nie z użytkownikiem kluczowym uzgadnialiśmy różne kwestie projektowe. Kierownik projektu był wówczas również użytkownikiem kluczowym w danym obszarze. Wyznaczony użytkownik kluczowy z kolei stawał się interesariuszem – posługując się terminologią z Microsoft Dynamics Sure Step Methodology. Były to jednak sporadyczne przypadki.

Szkolenia w krajach z gdzie liczba osób mówiąca po angielsku jest niska

Jednym z kluczowych elementów każdego wdrożenia systemu ERP są szkolenia. Użytkownicy muszą być dobrze przygotowani do pracy z nową aplikacją. Jasne jest, że w przypadku wdrożenia systemu ERP w kraju, gdzie szkolenia nie mogą być prowadzone po angielsku, należy je przeprowadzić w lokalnym języku. Należy jednak zauważyć, że w przypadku globalnego roll-outu systemu ERP (np. Navision) tego rodzaju szkolenia dotyczą głównie użytkowników końcowych. Mówimy bowiem tak naprawdę o trzech głównych grupach szkoleń.

Szkolenia wstępne dla użytkowników kluczowych

Szkolenia wstępne – przybliżające użytkownikom zarówno system Microsoft Dynamics NAV (Navision) jak i ogólnie koncepcję systemu ERP. Są potrzebne zwłaszcza w tych oddziałach, gdzie albo nie było żadnego systemu ERP, albo był to system inny niż Microsoft Dynamics NAV (Navision). Z mojego doświadczenia wynika, że te szkolenia, które są prowadzone dla użytkowników kluczowych warto prowadzić w języku lokalnym. Dotyczy to zwłaszcza tych oddziałów, których użytkownicy nie mieli wcześniej styczności z systememMicrosoft Dynamics NAV. Chodzi o przeskoczenie pewnej bariery mentalnej na samym początku. Dzięki temu, poszczególne osoby będą rozumiały pojęcia związane z systemami ERP (np. wymiar księgowy). Te szkolenia powinny być przeprowadzone jeszcze przed startem projektu. Warto też, aby prowadziło je lokalne centrum szkoleniowe. Moim zdaniem centra takie sprawdzają się lepiej od lokalnych partnerów, gdyż partnerzy często nie potrafią szkolić. Skupiają się bardziej na prezentacji systemu. A bardzo ważne na szkoleniach jest to, aby użytkownicy przeprowadzili w systemie poszczególne operacje. Jest to jedyny sposób, aby pewne rzeczy w systemie zrozumieć.

Szkolenia zaawansowane dla użytkowników kluczowych

Następne szkolenia, a więc szkolenia zaawansowane dla użytkowników kluczowych mają formę warsztatów. Tutaj użytkownicy kluczowi poznają dogłębnie nie tylko standard Microsoft Dynamics NAV, ale również cały grupowy system ERP w ramach Global Template. Te szkolenia z założenia muszą być prowadzone przez partnera, który przygotował Global Template i będzie go wdrażał w oddziale. Tak jak zaznaczyłem wcześniej, przy globalnym roll-outcie Microsoft Dynamics NAV zakładamy przynajmniej średnią znajomość angielskiego u użytkowników kluczowych. Stąd też możemy te szkolenia prowadzić samodzielnie także w krajach, gdzie poziom angielskiego nie jest zbyt wysoki.

Szkolenia dla użytkowników końcowych

W projektach realizowanych zgodnie z metodyką NAV Global Standardization and Roll-out Methodology szkolenia są oparte na zasadzie ‘train-the-trainer’. To rozwiązuje problem szkoleń dla użytkowników końcowych, które z założenia muszą być realizowane w języku lokalnym. Te szkolenia prowadzą przeszkoleni przez nas wcześniej użytkownicy kluczowi. Do szkoleń użytkowników końcowych bardzo przydają się również SOP-y (System Operating Procedures), które są dostarczane oddziałowi w ramach Global Template. SOP-y zawierają szczegółowo opisane operacje w systemie, które będą w nim realizowane przez użytkowników końcowych. Tych użytkowników nie trzeba bowiem z reguły szkolić w jakimś bardzo szerokim zakresie. Nie trzeba ich edukować w temacie ustawień, nie muszą oni również posiąść szerokiej wiedzy na temat całego systemu. Tego rodzaju wymagania stawia się użytkownikom kluczowym. Użytkownicy końcowi wykonują po prostu pewne określone, powtarzalne zadania w systemie (określone kroki). Na etapie Global Template przygotowujemy instrukcje stanowiskowe. Wystarczy więc, że użytkownik kluczowy w trakcie szkolenia przećwiczy z użytkownikiem końcowym procedury opisane w SOP-ach. Nie jest to trudnym zadaniem, nawet biorąc pod uwagę, że SOP-y są przygotowane tylko w języku angielskim.

Wnioski

Prowadziłem wdrożenia systemu ERP Microsoft Dynamics NAV (Navision) w bardzo różnych krajach. Dlatego uważam, że obawy z jakimi się często spotykamy, iż język angielski jest zbyt dużą barierą do przeprowadzenia projektu w oddziałach są przesadzone.