Wdrożenia wg metodyki Microsoft Dynamics Sure Step

Czego można nauczyć się przeprowadzając wdrożenie systemu ERP za granicą? Po zakończonych sukcesem kilkudziesięciu projektach zagranicznych mogę uczciwie stwierdzić, iż bardzo wiele. Różnice w podejściu klienta do projektu objawiają się już na samym jego progu. Pierwsze spostrzeżenie z krajów skandynawskich: system Microsoft Dynamics NAV jest tam tak popularny, iż każdy księgowy, logistyk, pracownik działu sprzedaży, bądź produkcji, spotkał się z nim co najmniej raz na którymś z etapów swojej kariery.

Co więcej, jest to system lubiany z powodu swojego czytelnego interfejsu i przejrzystej, logicznej budowy. Takie doświadczenie po stronie klienta sprawia, iż od początku dyskutujemy o tym jak wdrożyć optymalne procesy, a nie zajmujemy się reklamowaniem systemu. Myślę, że taka popularność Dynamics NAV (Navision) przyjdzie z czasem, nie możemy jej już teraz oczekiwać w Polsce.

Microsoft Dynamics Sure Step

Etapy wg Microsoft Dynamics Sure Step

Etap 1. Analiza

Warto czerpać z doświadczeń projektowego podejścia do problemów od naszych zagranicznych klientów. Kluczowi użytkownicy, biorący udział w projektach przyzwyczajeni są do analitycznego podejścia do stawianych zadań. Przygotowane wymagania ze strony klienta są poddane krytycznej dyskusji, nim trafią do partnera wdrażającego. Często bowiem okazuje się, iż lepiej dany proces uzgodnić wewnątrz organizacji, a następnie, już przemyślany, przedstawić partnerowi. Takie podejście do problemu umożliwia konsultantowi zamodelowanie procesu w systemie. Unika się szumu informacyjnego, poprzez generowanie sprzecznych postulatów, wypływających z różnych działów.

Etap 2. Projekt

Czym jest projekt w trakcie wdrożenia systemu? Jest on wspólnie podjętym założeniem, klienta oraz projektanta. Zespół wdrożeniowy podejmuje szereg założeń, które albo zostaną dotrzymane do końca projektu, albo zostaną zmienione dokumentem żądania zmiany. Żądanie zmiany nie jest traktowane na tego typu projektach jako porażka, tylko jako naturalny element projektowania rozwiązań.

Tego typu podejście stosowane jest przy wszystkich międzynarodowych projektach, nie tylko związanych z branżą IT. Wynika to z doświadczenia w budżetowaniu różnego typu rozwiązań. Partner wdrażający system nie jest bowiem proszony o projektowanie procesu, a o jedynie zamodelowanie go w systemie.

Etap 3. Budowa

Na projektach przeprowadzanych w Europie Zachodniej etap budowy składa się z dwóch głównych części. Firma, która wdraża system w swojej organizacji, skupia się na ustawieniu systemu i przygotowaniu danych. Partner wdrażający realizuje przyjęte na etapie projektu założenia i je weryfikuje. Co jest warte podkreślenia, to fakt, iż świadomość odpowiedzialności nie pozwala zakończyć tego etapu obu stronom, nim praca zostanie w pełni wykonana.

Etap 4. Uruchomienie

Tu najważniejsze są testy akceptacyjne systemu. Co warto postawić jako przykład? Jest to wielka chęć użytkowników kluczowych do weryfikacji systemu z jednoczesnym pilnowaniem czasu jaki został przeznaczony na testy. Skutkuje to szybką weryfikacją i sprawnym ukończeniem tego etapu. Świadomość iż, system posiada swoją logikę oraz doświadczenie z rozwiązaniami informatycznymi pozwala użytkownikom kluczowym na weryfikację rozwiązania i jego akceptację.

Etap 5. Działanie

Uruchomiony system jest podsumowywany po okresie miesiąca. Częstą praktyką jest zdecydowanie się na wykonywanie pewnych operacji ręcznie, mimo możliwości ich automatyzacji. Spowodowane jest to chęcią lepszego poznania systemu. Jest to bardzo ciekawy aspekt tych wdrożeń, kiedy słyszymy od klienta, iż pragnie coś wykonać sam, ponieważ woli się tego sam nauczyć.

Ostatnim, ale interesującym spostrzeżeniem może być to, iż projekty międzynarodowe, prowadzone według powyższej metodyki, kończą się w założonym harmonogramem terminie oraz z oszczędnościami w budżecie. Jak to jest możliwe? Kluczem do sukcesu jest dedykowanie odpowiednio dużej ilości czasu na projekt przez użytkowników kluczowych oraz optymalne jego wykorzystanie.