Pierwsza podróż poza Indie

Miesiąc temu miałem okazję przeprowadzić szkolenia dla gości z dość dalekiego kraju. Warsztaty miały być bardzo międzynarodowe, ale niestety ze względu na problemy ze zorganizowaniem wiz pojawili się tylko goście z Indii. Co ciekawe, obie osoby pierwszy raz  podróżowały poza Indie. Zrobiło to na mnie spore wrażenie – pierwszy wyjazd z ojczystego kraju, a kierunek docelowy to Polska i to w dodatku w sam środek europejskiej zimy!

Całe szczęście, że akurat w tych dniach padał śnieg, bo ten fakt okazał się jedną z większych wyczekiwanych atrakcji. Temat niskich temperatur nie był już tak przyjemnym odczuciem, a jedynie budził komentarze jak w ogóle można spacerować po ulicy w takich temperaturach. Późniejsze rozmowy uzmysłowiły mi dobitnie, iż  w naszej szerokości geograficznej w ciągu roku doświadczamy pełnego wachlarza temperatur i nie jesteśmy ograniczeni tylko do wskazań powyżej lub poniżej zera stopni Celsjusza.

Kursanci, którzy przybyli na szkolenie pracują w firmie należącej do duńskiego holdingu produkującego różnego rodzaju akcesoria wykorzystywane do budowy zewnętrznych sieci wodnych, gazowych i przeciwpożarowych. W momencie, gdy mój zespół rozpoczynał upgrade  systemu w całej grupie, jednym z większych problemów z punktu widzenia centrali były rozbieżności w nazwach i kodach artykułów wykorzystywanych w poszczególnych jednostkach.

Master Data Repository

Dlatego też, dość kluczowym założeniem wdrożenia było wprowadzenie Master Data Repository, czyli globalnej bazy danych do zarządzania artykułami oraz recepturami produkcyjnymi. Z biegiem czasu kolejne firmy (kolejne kraje) dołączane są do centralnej bazy, a proces porządkowania artykułów jest podstawową częścią przygotowania nowej firmy do wdrożenia globalnego rozwiązania.

Zarządzanie i implementacja takiego rozwiązania niesie wiele nieoczekiwanych zwrotów akcji (więcej szczegółów w kolejnych odsłonach). Zwłaszcza, gdy rozwiązanie wprowadzone w początkowej fazie tylko w ramach Europy musiało być rozszerzone na inne kontynenty.

W ramach szkolenia dla gości z Indii, jeden dzień poświęcony był wspomnianym procesom w bazie Master Data. Ze względu na moje intensywne zaangażowanie w fazie implementacji Master Data Repository, byłem szczególnie ciekaw, jak to rozwiązanie jest postrzegane przez użytkownika, który na co dzień pracuje w tym systemie od jakiegoś czasu.

Okazało się, że procesy zaplanowane przez dział technologiczny w centrali są generalnie jasne i w prawidłowy sposób systematyzują pracę. Wszelkie udogodnienia, jakie zaprojektowano w trakcie budowy systemu, jak na przykład specjalny mechanizm do tworzenia nowych artykułów oraz podręczne dokumenty pdf z dokumentacją poszczególnych grup produktowych, doskonale wspierają użytkownika w podstawowych czynnościach. Jednak jak to w życiu bywa, nie wszystko udało się przewidzieć i doprecyzować.

Zdarza się bowiem, iż użytkownik ze względu na ograniczone uprawnienia w systemie, musi poprosić o przeprowadzanie pewnych czynności pracowników z centrali. Przepływ informacji nie jest oczywiście problemem, jednak ze względu na różne strefy czasowe, reakcja na zlecenie pewnych pilnych operacji nie zawsze jest dostatecznie szybka.

Szczególnie, iż w początkowej fazie pracownicy centrali obsługiwali kilka firm, a teraz jest to blisko 20 jednostek na trzech kontynentach. Dlatego też szczególnie istotne jest, aby użytkownicy pracujący w firmach spoza Europy dokładnie rozpoznali wszelkie nietypowe przypadki i mieli możliwość rozwiązania takich sytuacji alternatywną ścieżkę.

Moi goście z Indii na własny użytek  wypracowali odpowiednie procedury, aby  pewne ograniczenia w centralnej bazie master nie blokował ich bieżącej pracy w bazie lokalnej.

Master Data Repository

Spotkanie i wspólne warsztaty z końcowym użytkownikiem systemu były niezwykle owocne, zarówno dla mnie, jak i moich kursantów. Dzięki wspólnym warsztatom użytkownicy mogli lepiej zrozumieć  przepływ procesu, ja natomiast mogłem spojrzeć na poszczególne funkcjonalności z innej perspektywy.

Jako przedstawiciel firmy zewnętrznej  byłem postrzegany nieco inaczej niż pracownik działu technologicznego  firmy macierzystej, dlatego moje wyjaśnienia były przyjmowane w naturalny sposób (mimo że niektóre dopowiedzenia były mocno techniczne).

Dodatkowym miłym akcentem było bardzo pozytywne podejście moich gości do omawianych zagadnień, miałem zawsze wrażenie iż celem każdej dyskusji jest wyjaśnienie i przećwiczenie działań w systemie, a nie roztrząsanie zasadności danego rozwiązania. Być może jest to powszechne podejście pracownika firmy zależnej, ale moim zdaniem wynika to z różnic obowiązujących w danym kręgu kulturowym.

Podczas tych kilku dni warsztatów, wspólnie odkrywaliśmy różne aspekty (niekoniecznie związane z zagadnieniami szkolenia), które dla jednej strony były czymś naturalnym,  a dla drugiej rzeczą wyjątkową, wartą większej uwagi. Dla przykładu, wspomniany wcześniej śnieg za oknem, czy obecność (!) instalacji centralnego ogrzewania w budynku lub zakłady ile czasu można przetrwać w krótkim rękawku, gdy na zewnątrz jest -2˚C?

Podobne pytania były zabawnymi przerywnikami pomiędzy naszymi sesjami. Na przyszłość, warto pomyśleć o publikacji dla naszych gości z ciepłych krajów odpowiedniego przewodnika, przygotowującego ich do wizyty w Polsce, szczególnie w okresie zimy…