Od wielu lat mam możliwość uczestniczenia w licznych projektach wdrożeniowych. Właściwie każdy jest inny, nawet te powtarzalne tzw. roll-out’y, ponieważ bazują na współpracy z wieloma ludźmi, w różnych miejscach. Za każdym razem mam głęboką nadzieję , że spełnię oczekiwania Klienta oraz  wywiążę się z umowy, a następnie będzie on z satysfakcją korzystał z dokonanej inwestycji. Klient to firma, organizacja, zespół, czyli pojedyncze jednostki skupione wokół określonych celów i zadań.

Z tego powodu czasami zadaję sobie pytania: czy danym projektem jesteśmy w stanie kogoś usatysfakcjonować?

Czy ERP uszczęśliwia?

Odpowiedź oczywiście nie jest prosta. Patrząc jednak na Klienta jako strukturę począwszy od osób zarządzających firmą, przez zarządzających poszczególnymi działami, do osób obsługujących określony obszar, proces lub czynność, oczekiwania wobec wdrożenia ERP są (oczywiście) zróżnicowane.

Ponadto należy sobie zadać strategiczne pytanie: „jakie są cele przeprowadzenia projektu wdrożenia nowego systemu klasy ERP?”- i tu spotykamy się z różnymi przypadkami, bowiem każda firma ma indywidualne zamierzenia. Przytoczę tylko niektóre, ale mam nadzieję, że poniższe  przykłady pozwolą zbliżyć się do odpowiedzi na zadane wcześniej pytania.

Główne cele inwestycji w system ERP

  • wymiana starego, niewydolnego systemu na nowszy i bezpieczniejszy
  • standaryzacja procesów biznesowych we wszystkich firmach franczyzowych skupionych wokół franczyzobiorcy poprawienie raportowania
  • wprowadzenie szczegółowego kontrolingu
  • skrócenie procesu planowania produkcji
  • lepsza obsługa Klientów
  • obniżenie kosztów finansowania magazynu poprzez lepsze zarządzanie magazynami
  • dorównanie konkurentom
  • zmniejszenie liczby osób zatrudnionych, itp.

Biorąc powyższe pod uwagę, oraz fakt, że z systemu zazwyczaj korzysta kilkudziesięciu lub więcej pracowników trudno niestety oczekiwać, by wszyscy poczuli się bardziej szczęśliwi po uruchomieniu nowego oprogramowania.

Z tego powodu jednym z najważniejszych momentów w projekcie wdrożeniowym jest jego początek, gdy wspólnie z osobami zarządzającymi firmą Klienta muszę ustalić cele projektu oraz dobrać zespół projektowy. Zespół projektowy po stronie Klienta to część komitetu sterującego (najczęściej zarząd  i szef projektu) oraz grupa kluczowych użytkowników ze wszystkich działów firmy. Istotne jest, by zostali tak dobrani by potrafili kompetentnie przeprowadzić  ludzi oraz firmę  przez zachodzące w niej procesy oraz przez szereg zmian koniecznych do realizacji całego projektu.

Ludzi uszczęśliwia sukces, który w projekcie wdrożenia systemu ERP oznacza osiągniecie jasno zakomunikowanych celów firmy jakie postawione będą przy rozpoczęciu projektu oraz takie ich przygotowanie i zaplanowanie, by ich kreatorzy i realizatorzy mieli wymaganą wiedzę, doświadczenie, kompetencje oraz umocowanie w organizacji.

Zatem w przypadku projektu wdrożeniowego systemu zintegrowanego klasy ERP poziom szczęścia trudno zmierzyć. Natomiast można go szukać i znaleźć na każdym szczeblu organizacji Klienta pod warunkiem, że projekt będzie prowadzony zgodnie z metodyką, czyli zacznie się od celów i będzie dobrze zaplanowany. Tylko wtedy nastąpi skuteczna transformacja procesów zachodzących w organizacji, system będzie je właściwie obsługiwał, nastąpi skuteczny transfer wiedzy do użytkowników oraz projekt zakończy się w terminie i w ustalonym budżecie.

To nie jest proste, ale możliwe. Pamiętać należy, że sukces co najmniej w połowie zależy od Klienta.