Globalny i lokalny plan kont w jednej firmie?

Istotnym elementem wdrożenia systemu ERP (np. Microsoft Dynamics NAV, Navision) w grupie firm (tzw. wdrożenie korporacyjne) są zmiany w księgowości, dotykające również planu kont. Idealnym rozwiązaniem byłby jeden wspólny plan kont dla wszystkich oddziałów w grupie. Niestety zmiany w planie kont są często bardzo niechętnie przyjmowane przez pracowników działów księgowości w oddziałach. Niechęć wynika przede wszystkim z przyzwyczajeń. W niektórych częściach świata, w tym w Europie Środkowo-Wschodniej ma to jednak swoje głębsze uzasadnienie. Księgowi ponoszą tu odpowiedzialność karną za prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych. Siłą rzeczy rodzi to większe obawy przed zmianami.

lokalny plan kont

Dwie wersje planu kont

Niedawno brałem udział we wdrożeniu Microsoft Dynamics NAV w polskim oddziale pewnej międzynarodowej firmy. Zaznaczam, że odpowiedzialni byliśmy wyłącznie za wdrożenie tego systemu ERP w Polsce, a nie za globalne ustawienia księgowe w całej grupie. Centrala firmy, właśnie dla swoich oddziałów w Europie Środkowo-Wschodniej wprowadziła pewną modyfikację jeśli chodzi o plan kont. Teoretycznie wychodziła w ten sposób naprzeciw problemom związanym z narzuceniem przez grupę zunifikowanenego planu kont wszystkim oddziałom. Centrala doszła bowiem do wniosku, że nie będzie w stanie zaproponować takiego planu kont, który będzie zadowalający dla wszystkich. Przygotowana została funkcjonalność, dzięki której użytkownik miał możliwość pracy z dwoma numerami tego samego konta:

  • numer globalny – zgodny z przyjętym przez grupę zunifikowanym planem kont,
  • numer lokalny – wykorzystywany przez firmę wcześniej.

Na pierwszy rzut oka było to całkiem sprytne rozwiązanie. Teoretycznie centrala osiąga swój cel, jakim jest stosowanie przez oddział globalnego planu kont, a pracownicy oddziału mogą pracować tak jak wcześniej.

Pracownicy nie przestawiają się na globalny plan kont

Nie była to jednak funkcjonalność przygotowana na okres przejściowy, ułatwiająca pełne przejście na nowy plan kont w przyszłości. W praktyce więc, użytkownicy nie oswajali się z globalnym planem kont, co było przyczyną wielu nieporozumień. Użytkownicy pracowali w starym planie kont, a nowy traktowali jako pewną dodatkową informację. A przecież założenie było odwrotne! Chodziło o przejście na globalny plan kont i pozostawienie dostępu do starej numeracji tylko w celach pomocniczych. Pracownicy mentalnie pozostali w starym planie kont, chociaż raportować mieli oczywiście w nowym. Osoby wykorzystujące stare numery i nazwy kont zakładały, że również układ planu kont się nie zmienił.

A może globalny plan kont z możliwymi do modyfikacji zakresami?

W przypadku projektów opartych o NAV Global Standardisation and Roll-out Methodology stosujemy zupełnie inne podejście. Definiujemy jeden plan kont dla całej grupy, którego jedynie pewien obszar może być modyfikowany lokalnie. Mimo, że zmiana dla oddziału przy takim założeniu jest dużo trudniejsza, to jednak długofalowo takie rozwiązanie moim zdaniem lepiej się sprawdza. Oczywiście wymaga ono dobrego przemyślenia. W globalnym planie kont, którego pewne obszary mogą być modyfikowane, odpowiednie modyfikowalne zakresy powinny być na tyle duże, żeby umożliwiały oddziałom lokalne dostosowania. W przypadku omawianej przeze mnie firmy centrala nie przewidziała, że dany oddział może mieć np. 100 kont bankowych. Globalny plan kont zawierał jedynie 4 numery na konta bankowe.
Według mnie optymalnym rozwiązaniem dla zunifikowanego planu kont jest takie jego przygotowanie, które pozwala wpleść pewne lokalne dostosowania w założenia grupy. W przypadku jednego z naszych klientów, gdzie Microsoft Dynamics NAV (Navision) wdrożyliśmy już w ponad 30 oddziałach w prawie 20 krajach na świecie takie podejście było możliwe. Sądzę, że da się je zastosować w wielu innych firmach międzynarodowych. Plan kont o dwóch numeracjach, chociaż wydaje się być sprytnym rozwiązaniem nie sprawdził się w praktyce.