Wdrożenia w oparciu o Szablon Globalny

Brałem niedawno udział w bardzo ciekawym projekcie konsolidacji czterech różnych firm pracujących na Microsoft Dynamics NAV (Navision). W perspektywie innych projektów wdrożenia systemu ERP w wielu oddziałach, które dotychczas realizowaliśmy, była to całkiem nowa sytuacja. W poprzednich projektach przeprowadzaliśmy po prostu upgrade lub zupełnie nowe wdrożenia Microsoft Dynamics NAV w oddziałach w oparciu o przygotowany Szablon Globalny. Obejmował on ustandaryzowane z perspektywy całej wielooddziałowej firmy procesy, dane i funkcjonalności. Projekty w oddziałach sprowadzały się więc w dużej mierze do kopiowania globalnych ustawień do lokalnych baz danych, a następnie ich dostosowania do lokalnych potrzeb.

Szablon Globalny

Konsolidacja przez dołączenie trzech zakupionych firm do istniejącego już w danym kraju oddziału

Tło projektu, czyli zakup trzech nowych firm

W przypadku, który właśnie opisuję, przeprowadzaliśmy projekt równocześnie w czterech osobnych podmiotach, wszystkich pracujących dotychczas na oddzielnych instalacjachMicrosoft Dynamics NAV. Celem projektu nie był upgrade różnych wersji do jednej nowej, ale dołączenie trzech firm do czwartej, już istniejącej. Po zakupie trzech nowych spółek, które korzystały z Dynamics NAV, zarząd międzynarodowej grupy podjął decyzję o ich połączeniu z istniejącym już w tym kraju oddziałem, który również wykorzystywał ten sam system ERP. Naturalnym stała się więc migracja danych z nowo zakupionych spółek do istniejącego oddziału tak, aby wszystkie firmy pracowały w jednym systemie.

Równolegle do tego lokalnego projektu w centrali trwały prace związane z przygotowaniem tzw. Szablonu Globalnego dla całej międzynarodowej grupy. Miał on obejmować ustandaryzowane dane i procesy dla wszystkich oddziałów. Z reguły, w momencie kiedy firmy międzynarodowe rozpoczynają projekt związany z opracowaniem Szablonu Globalnego, lokalne projekty są wstrzymywane, tak aby wszelkie lokalne modyfikacje były realizowane z uwzględnieniem globalnych standardów. Z przeprowadzaniem gruntownych zmian w systemie danego oddziału, które będą obejmowały istotne zmiany procesów, lepiej zaczekać, aż centrala określi procesy obowiązujące w grupie. Dopiero to jest optymalny moment na wdrażanie nowych procesów w oddziałach.

W przypadku naszego klienta problem polegał jednak na tym, że w związku z zakupem nowych spółek, zmiany w IT musiały nastąpić natychmiast, aby umożliwić połączenie czterech jednostek gospodarczych w jedną. Należało też przejąć opiekę nad istniejącymi systemami ERP. Dlatego podjęto decyzję o realizacji projektu jeszcze przed zakończeniem prac w centrali.

Migracja danych

W omawianym przypadku – przed konsolidacją – wszystkie nabyte firmy pracowały na jednej bazie danych Microsoft Dynamics NAV. Korzystały jednak z innej wersji systemu niż centrala. W takiej sytuacji mamy więc do czynienia z migracją danych, która musi również uwzględnić ich dostosowanie do systemu docelowego. Było to momentami problematyczne, ponieważ występowały znaczące różnice na poziomie struktury danych.

Bardzo ważnym elementem tego rodzaju projektów jest oczyszczanie danych, czyli m.in. weryfikacja, czy ten sam zapas nie występuje pod innymi identyfikatorami w różnych bazach danych. W firmach z wieloma oddziałami dochodzi tu jeszcze kwestia właściwej numeracji zapasów według przyjętych przez centralę standardów.

Tak jak jednak zaznaczyłem wcześniej, w omawianym przypadku centrala grupy była jeszcze na etapie ustalania globalnych procedur, więc firma nie dysponowała jeszcze grupową polityką numeracji zapasów. Z tego powodu standaryzacja danych obejmowała jedynie cztery łączone jednostki, a nie dostosowanie ich danych do globalnych standardów grupy. Bardzo przydatne w całym procesie okazało się przygotowywane przez IT.integro narzędzie do migracji danych w Microsoft Dynamics NAV.

Konieczna standaryzacja procesów

Dodatkowym elementem projektu była harmonizacja procesów we wszystkich firmach. Sama migracja danych byłaby niewystarczająca, gdyby procesy zakupowe, sprzedażowe czy magazynowe nie zostały ustandaryzowane. Konieczne było  zagwarantowanie, że w momencie rozpoczęcia pracy w systemie z ustandaryzowanymi danymi, ujednolicone będą również procedury.

Co z modyfikacjami?

Przy okazji konsolidacji firm pojawia się jeszcze temat różnych modyfikacji w różnych systemach. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy modyfikacje przygotowane w systemie źródłowym mają być również zaimplementowane w systemie docelowym. W omawianym przypadku modyfikacje przygotowane w różnych wersjach systemu nie pokrywały się ze sobą. Zarząd podjął decyzję, aby projekt nie obejmował dewelopmentu w docelowym systemie, dlatego nabyte firmy po migracji do nowego systemu zostały pozbawione wcześniejszych modyfikacji. Ponieważ jednak jeden z wykorzystywanych modułów miał krytyczne znaczenie dla prowadzonej działalności, moduł został przez nas odpowiednio dostosowany i przeniesiony do systemu docelowego.